MUTU ( pdca )

Melaksanakan Cara Penyelesaian Masalah Mutu Dan Melakukan Penilaian Pelaksanaan Penyelesaian Masalah Mutu

Pelaksanaan kegiatan dalam menyelesaian masalah

Siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action)

Rencanakan

        Perbaiki                                     Laksanakan

 

Nilai

PDCA, singkatan bahasa Inggris dari "Plan, Do, Check, Act" adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah iteratif yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas. Metode ini dipopulerkan oleh W. Edwards Deming, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas modern sehingga sering juga disebut dengan siklus Deming. Deming sendiri selalu merujuk metode ini sebagai siklus Shewhart, dari nama Walter A. Shewhart, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas statistis. Belakangan, Deming memodifikasi PDCA menjadi PDSA ("Plan, Do, Study, Act") untuk lebih menggambarkan rekomendasinya.

 Siklus PDCA

1.      Plan (Perencanaan)

Artinya merencanakan SASARAN (GOAL=TUJUAN) dan PROSES apa yang dibutuhkan untuk menentukan hasil yang sesuai dengan SPESIFIKASI tujuan yang ditetapkan. PLAN ini harus diterjemahkan secara detil dan per sub-sistem

Tahapan yang dilakukan :

a. Mengidentifikasi output pelayanan, siapa pengguna jasa pelayanan, dan harapan pengguna jasa pelayanan tersebut melalui analisis suatu proses tertentu.

b. Mendeskripsikan proses yang dianalisis saat ini

- Pelajari proses dari awal hingga akhir, identifikasi siapa saja yang terlibat dalam prose tersebut.

- Teknik yang dapat digunakan : brainstorming

c. Mengukur dan menganalisis situasi tersebut

a)    Menemukan data apa yang dikumpulkan dalam proses tersebut

b)   Bagaimana mengolah data tersebut agar membantu memahami kinerja dan dinamika proses

c)    Teknik yang digunakan : observasi

d)   Mengunakan alat ukur seperti wawancara

d. Fokus pada peluang peningkatan mutu

a)    Pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan

b)   Kriteria masalah : menyatakan efek atas ketidakpuasan, adanya gap antara kenyataan dengan yang diinginkan, spesifik, dapat diukur.

e. Mengidentifikasi akar penyebab masalah

a)    Menyimpulkan penyebab

b)   Teknik yang dapat digunakan : brainstorming

c)    Alat yang digunakan : fish bone analysis ishikawa

f. Menemukan dan memilih penyelesaian

a)    Mencari berbagai alternatif pemecahan masalah

b)   Teknik yang dapat digunakan : brainstorming

2.      Do (Kerjakan)

Artinya MELAKUKAN perencanaan PROSES yang telah ditetapkan sebelumnya. Ukuran-ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap PLAN. Dalam konsep DO ini kita harus benar-benar menghindari penundaan, semakin kita menunda pekerjaan maka waktu kita semakin terbuang dan yang pasti kerjaan akan bertambah banyak.

Tahapan yang dilakukan :

1. Merencanakan suatu proyek uji coba

a.    Merencanakan sumber daya manusia, sumber dana, dan sebagainya.

b.    Merencanakan rencana kegiatan (plan of action)

2. Melaksanakan Pilot Project

Pilot Project dilaksanakan dalam skala kecil dengan waktu relatif singkat (± 2 minggu)

3.      Check (Evaluasi)

Artinya melakukan evaluasi terhadap SASARAN dan PROSES serta melaporkan apa saja hasilnya. Kita mengecek kembali apa yang sudah kita kerjaan, sudahkan sesuai dengan standar yang ada atau masih ada kekurangan.

Tahapan yang dilakukan

1.      Evaluasi hasil proyek

Bertujuan untuk efektivitas proyek tersebut

a.    Membandingkan target dengan hasil pencapaian proyek (data yang dikumpulkan dan teknik pengumpulan data harus sama)

b.    Target yang ingin dicapai 80%

c.    Teknik yang digunakan: observasi dan survei

d.    Alat yang digunakan: kamera dan kuisioner

2.      Membuat kesimpulan proyek

a.    Hasil menjanjikan namun perlu perubahan

b.    Jika proyek gagal, cari penyelesaian lain

c.    Jika proyek berhasil, selanjutnya dibuat rutinitas

4.      Action (Tindak lanjut)

Artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil SASARAN dan PROSES dan menindaklanjuti dengan perbaikan-perbaikan. Jika ternyata apa yang telah kita kerjaan masih ada yang kurang atau belum sempurnya, segera melakukan action untuk memperbaikinya. Proses ACT ini sangat penting artinya sebelum kita melangkah lebih jauh ke proses perbaikan selanjutnya.